Période d’adhésion
L’adhésion est possible pour les agents du Conseil Départemental et de la Préfecture, en activité ou en retraite, ainsi que leur conjoint et leurs enfants. L’association est également ouverte aux autres fonctionnaires et aux Conseillers Départementaux et à leur conjoint et enfants. Les statuts prévoient enfin l’adhésion des personnes extérieures aux administrations, dans la limite de 10% du total des adhérents.
La période d’adhésion est stipulée sur le bulletin d’adhésion annuel. Une fois passée cette date, l’adhésion annuelle n’est plus possible.
Exception : Pour les personnes arrivées en cours d’année, l’inscription peut se faire à tout moment, avec un règlement au prorata de la durée restante.
Inscription à une activité ou commande
Les inscriptions et commandes ne sont valables qu’accompagnées du règlement. Pour les personnes extérieures à l’Hôtel du Département, un mail peut permettre de réserver, à la condition que le règlement parvienne dans les plus brefs délais.
La date de clôture des inscriptions est précisée sur le bulletin : une fois passée cette date, les inscriptions ne sont plus garanties. Quand le nombre de places est limité, l’ordre d’arrivée des inscriptions (confirmées par le règlement) est pris en compte.
Dans certains cas, la tenue de l’activité est conditionnée à un nombre d’inscriptions : si ce nombre n’est pas atteint, l’amicale peut annuler l’activité et rendre leur règlement aux personnes inscrites.
Inscription des non-amicalistes à une activité
Pour toute activité ou commande, la priorité est donnée aux amicalistes par rapport aux non-adhérents.
Si le nombre de places n’est pas limité ou si, à la date de clôture des inscriptions, toutes les places n’ont pas été réservées par des amicalistes, les non-amicalistes peuvent s’inscrire : leur inscription sera traitée par ordre d’arrivée.
Concernant les activités et billetteries qui engagent la responsabilité civile de l’amicale (voyage organisé, saut en parachute, sortie en car…), les inscriptions sont nominatives.
Annulation d’une inscription
– Pour les activités diverses : l’annulation d’une inscription est possible tant que la réservation n’est pas faite par l’amicale auprès du prestataire choisi.
Une fois que la réservation est faite, l’annulation n’est possible qu’à la condition que la personne qui se désiste trouve quelqu’un pour la remplacer (au tarif amicaliste si le nouveau participant est adhérent à AMI 05, sinon au tarif non-amicaliste). Dans les autres cas, le règlement sera encaissé.
Sur demande, l’amicale peut diffuser l’information à ses adhérents.
– Pour les voyages organisés par une agence, l’annulation est possible dans les conditions définies par le voyagiste (retenue possible d’un pourcentage du montant selon la date d’annulation).
– Pour le Quattro et le Théâtre : merci de vous adresser au référent de ces activités qui traitera votre demande (annulation, revente).
Les horaires indiqués de départ ou de démarrage de l’activité doivent être respectés par les participants. En cas d’absence à l’heure du départ ou de démarrage, aucun remboursement ne sera effectué.
Pensez à préciser un numéro de téléphone portable ou personnel sur les fiches d’inscription et à appeler le référent en cas de retard.
Transport
Le transport pour les activités peut se faire en car ou en voiture personnelle.
Dans ce 2ème cas, les participants peuvent s’arranger entre eux afin de limiter le nombre de voitures (pensez à partager les frais), mais il faut garder à l’esprit que l’amicale n’est pas responsable des infractions commises par les chauffeurs ni du choix que chacun fait de monter ou non dans une voiture.
Participations
Chaque début d’année, une participation financière est calculée sur les spectacles culturels, de l’année précédente, auxquels ont assisté les amicalistes (en dehors des spectacles pour lesquels une billetterie a été réalisée par l’amicale), uniquement dans le Département des Hautes-Alpes. Sur présentation des originaux des billets avant le
15 janvier. Le montant de la participation est limité à 50 € par amicaliste par an.